СТО СМК 20-2007 Система менеджмента качества. Разработка, размножение, хранение, поиск документации. Порядок проведения

2 ВНЕСЕН отделом стандартизации (ОС)

3 ПРИНЯТ и ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова" от 17 октября 2007 г. N 263

4 ВЗАМЕН СТП 20-02

5 Разработка, согласование, утверждение, обновление (изменение или пересмотр) и отмена настоящего стандарта производится ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова"

Введение

Настоящий стандарт является одним из документов системы менеджмента качества, действующей в ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова", разработанной на основе серии стандартов ИСО 9000.

Настоящий стандарт разработан в развитие раздела 7 "Процессы жизненного цикла продукции" ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и стандарта организации СТО СМК 01-2007 "Руководство по качеству" и устанавливает порядок разработки, размножения, хранения и поиска документации.

3.1 Порядок разработки, размножения, хранения и поиска документации должен обеспечивать организационное единство проведения проектных, конструкторских и научно-исследовательских работ в институте, а также возможность широкой и оперативной информации по проектной документации и другим разработкам института.

3.2 Производственные процессы разработки, размножения, хранения и поиска документации должны удовлетворять следующим основным требованиям:

- применение автоматизированных и прогрессивных методов выполнения чертежей и обеспечение высокого качества графических материалов;

- использование электрографических и других методов размножения документации, обеспечение полноты, достоверности и четкости документации при размножении;

- учет и хранение проектной и другой документации в соответствии с требованиями государственных стандартов;

- организация и возможность многоаспектного поиска документации.

3.3 Действующий порядок управления производственными процессами - проектирования, размножения и хранения документации - направлен на обеспечение качества продукции в целом и соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО 9001.

4.1 Разработка проектной документации

4.2 Разработка научно-технической документации проводится в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32 и СТО СМК 03-2006, а нормативной документации - по ГОСТ Р 1.5 и СТО СМК 07-2004.

4.3 Информация по нормативной документации

5.3* Производственный процесс размножения и оформления документации непосредственно влияет на качество выпускаемой продукции на заключительном этапе ее изготовления. Процесс осуществляется отделом технического обеспечения производства (группа выпуска и размножения научно-технической документации):

_______________

* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

- изготовление оригинала документа на кальке методом непосредственного электрографического воспроизведения оригинала, выполненного на бумажном носителе;

- изготовление копий на бумажной основе путем размножения подлинника документа, выполненного на кальке или бумаге (для текстовых документов);

- комплектование, брошюрование и переплет.

5.4 Изготовление кальки и копий документов производится машинным способом на электрографическом ротационном аппарате (РЭМ) типа ЭР-600, ЭР-620М. Наиболее целесообразно применение форматов А0, A1, A2.

5.5 Размножение текстовой и графической документации форматов A3, А4 производится на аппаратах типа "Ксерокс-245" и "Ксерокс-545", "Ксерокс-3030", "Ксерокс-5837".

5.6 Требования к качеству графического и текстового выполнения документов под электрографическое копирование, их физическое состояние (наличие перегибов, смятия, разрывов и т.п.) изложены в СТО СМК 16-2005.

5.7 При размножении документации используются:

- бумага ролевая. Офсет;

- бумага листовая для офисной техники;

- рэм-калька.

Применяемые материалы должны соответствовать требованиям нормативных документов и иметь сертификат.

5.8 Комплектование документации для брошюровки и переплета производится ответственным исполнителем работы.

5.9 Ответственность за обеспечение работы множительной техники возлагается на заместителя директора.

6.3* Технический архив в составе отдела отраслевого информационного фонда (ООИФ) осуществляет функции приема, учета, хранения документации и оперативный многоаспектный поиск с выдачей информации по запросам проектировщиков и сторонних организаций.

_______________

* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

Хранение подлинников документации в отделах не допускается.

Проектная документация, находящаяся в отделах, идентифицируется как "Для информации. Оригиналы сданы в архив", о чем на титульном листе производится соответствующая запись с подписью руководителя подразделения.

6.4 Технический архив осуществляет хранение следующей документации:

- подлинников разработанной проектной и конструкторской документации для законченных строительством объектов, включая документацию, полученную от Заказчика, Генпроектировщика;

- подлинников проектной и конструкторской документации на строящиеся объекты, если проектирование осуществляется поэтапно;

- подлинников расчетов металлоконструкций;

- подлинников технических отчетов по обследованию технического состояния и диагностированию объектов, экспертизе промышленной безопасности;

- подлинников экспертных заключений и рекомендаций;

- фонда типовых проектов, разработанных ранее институтом, его филиалами и другими организациями (подлинники или дубликаты);

- фонда рулонов микрофильмов проектной документации, разработанной институтом и переданной на бессрочное хранение в Российский Государственный архив научно-технической документации (РГАНТД) или Заказчику.

6.5 На хранение принимается документация, выполненная на кальке, полученной электрографическим методом, заверенная подлинными подписями.

Если подлинник проектной или конструкторской документации выполнен на бумажном носителе, то производится изготовление его копии на кальке, которая заверяется главным инженером проекта записью "С подлинным верно".

Допускается прием на хранение заключений, рекомендаций и т.п., выполненных на бумажном носителе на листах формата А4 или сфальцованных на него и заверенных подлинными подписями исполнителей.

Расчеты металлоконструкций принимаются на хранение в рукописном или распечатанном с компьютера сброшюрованном виде на бумаге или кальке в соответствии с требованиями СТО СМК 14-2006.

6.6 При приеме документации на хранение проверяют:

- комплектность в соответствии с ведомостью чертежей или содержанием;

- наличие установленных подписей и дат;

- пригодность для хранения и снятия копий.

6.7 Регистрация документации, поступающей в архив, производится в инвентарной книге с присвоением инвентарных номеров в соответствии с требованиями ГОСТ Р 21.1003.

Неучтенная документация считается недействительной и передача ее заказчикам и сторонним организациям запрещается.

6.8 Одновременно с регистрацией документации в инвентарной книге заполняется учетная карточка по форме 1 ГОСТ Р 21.1003, которая хранится в картотеке архива бессрочно.

6.9 Хранение всей документации осуществляется в развернутом виде в специальных шкафах. По истечении 10 лет, если шкафы переполнены, документация сфальцовывается на формат А4, помещается в жесткие папки и ставится на хранение на стеллажи.

Стеллажи должны иметь маркировку (бирки) по допускаемой нагрузке.

6.10 В помещении технического архива должен обеспечиваться температурно-влажностный режим в соответствии с ГОСТ 7.50.

Значения параметров окружающей среды (температура и влажность) должны фиксироваться в журнале наблюдений два-три раза в неделю в одно и то же время суток.

6.11 Выдача подлинников для внесения изменений, снятия копий производится на основании разрешения на внесение изменений в соответствии с ГОСТ Р 21.1101 и по распоряжению руководства института.

6.12 Сроки хранения подлинников документации в соответствии с установленными правилами и инструкциями Федеральной архивной службы должны составлять для проектной документации не менее 25 лет после завершения разработки, после чего она передается на бессрочное хранение в РГАНТД.

Отбор документации для передачи на государственное хранение или продление сроков хранения в институте осуществляется специальной комиссией, создаваемой приказом по институту.

Передача документации в РГАНТД производится по акту. Номер акта и дата проставляются в учетной карточке на данную документацию, хранящейся в картотеке.

7.3* Поиск документации осуществляется в соответствии со СТО СМК 06-2007.

_______________

* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

7.4 Предусмотрены две формы поиска: одноаспектный и многоаспектный.

Одноаспектный поиск осуществляется при конкретном запросе, когда назначается шифр объекта. Многоаспектный поиск осуществляется в случае запроса, когда указываются лишь аспекты интересующего объекта без указания конкретного адреса.

7.3 Для обеспечения информации в техническом архиве функционируют:

- картотека учетных карточек по документации, разрабатываемой отделами института (см. п.6.6);

- поисковая картотека учетных карточек по рубрикам объектов;

- картотека перфокарт (по состоянию на 1991 г.) по рубрикам: "Здания", "Сооружения", "Предприятия", "Номерные предприятия", "НИР" - научно-исследовательские работы;

- картотека микрофильмов.

7.4 Установленные подлинники выдаются проектировщику для ознакомления.

Для ознакомления с микрофильмами используется читальный аппарат с увеличением.

После ознакомления по заказу проектировщиков технический архив изготавливает на РЭМ необходимые копии документации.

Снятие копий с подлинников производится с разрешения главного инженера проекта или начальника отдела.