СТО СМК 06-2007 Система менеджмента качества. Системы информационно-поисковые

2 ВНЕСЕН отделом стандартизации (ОС)

3 ПРИНЯТ и ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова" от 19 октября 2007 г. N 264

4 ВЗАМЕН СТП 06-00

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ январь 2009 г.

6 Разработка, согласование, утверждение, обновление (изменение или пересмотр) и отмена настоящего стандарта производится ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова"

Введение

Настоящий стандарт является одним из документов системы менеджмента качества, действующей в ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова", разработанной на основе серии стандартов ИСО 9000.

Настоящий стандарт разработан в развитие раздела 7.3 "Проектирование и разработка" ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и стандарта организации СТО СМК 01-2007 "Руководство по качеству" и устанавливает многоаспектный поиск документации при проектировании и разработке.

2.1 В отделе отраслевого информационного фонда (ООИФ) разработаны и внедрены системы информационно-поисковые, включающие в себя следующие картотеки: регистрационные, тематические, учетные.

Они выполняют функцию информационного обеспечения при решении задач по управлению качеством продукции.

Информация содержится в электронном виде или на бумажных носителях.

2.2 Основными задачами информационно-поисковых систем являются:

- систематизация и использование тематических информационных систем для формирования базы данных о научных и проектных разработках института;

- оперативный многоаспектный поиск ранее выполненных проектных и конструкторских решений при выборе аналогов;

- возможность анализа выполненных проектных разработок, поиск оптимального проектного варианта с заданными критериями;

- сокращение времени поиска информации;

- актуализация и пополнение фондов.

2.3 Оперативное получение научно-технической информации способствует:

- ускорению процесса проектирования;

- повышению качества технических разработок;

- повышению четкости работы отдела отраслевого информационного фонда;

- оперативности процесса отчетности.

2.4 Поиск информации производится сотрудником ООИФ, в котором находится картотека.

3.1 В техническом архиве ООИФ внедрены регистрационные картотеки перфокарт:

- "Регистрация архивных материалов";

- "Рулоны микрофильмов страхового фонда".

3.2 Картотека "Регистрация архивных материалов" является справочной и содержит:

- данные о проектах, разработанных подразделениями института;

- сведения по каждому предприятию, в проектировании которого принимало участие центральное производство с начала его основания;

- сведения статистического характера для отчетности по основе, на которой выполнен проект, и количеству выпущенных листов.

3.3 Регистрационные картотеки распространяются на:

- архивные материалы;

- рулоны микрофильмов проектной документации (до 1991 г.);

- фонд типовых проектов;

- подписные издания;

- техническую документацию в институте;

- техническую литературу;

- авторскую картотеку изобретений;

- нормативные документы.

3.4 Перфокартотека "Рулоны микрофильмов страхового фонда" (по состоянию на 1991 г.) служит для регистрации и поиска микрофильмов техдокументации, хранящейся в техническом архиве. Каждая перфокарта представляет собой паспорт микрофильма.

3.5 Носителем информации принята карта с двухрядной краевой перфорацией формата К2. К каждой перфокартотеке разработаны методические указания и рубрикатор.

3.6 Перфокарты заполняются сотрудником технического архива. Терминология заполнения перфокарт должна соответствовать терминологии разработанного рубрикатора для соответствующей картотеки. Перфокарты заполняются ручкой с черной пастой и на компьютере.

3.7 Обработка, классификация и регистрация документов и литературы, поступающей в фонд нормативно-технической документации, производится на основе системы "Универсальной десятичной классификации". Формирование и ведение базы данных научно-технической документации осуществляется в электронном виде.

3.8 В фонде изданий института внедрены учетные картотеки:

- "Подписные издания";

- "Техническая документация";

- "Техническая литература".

4.1 Разработаны и внедрены следующие тематические картотеки:

- "Предприятия";

- "Здания";

- "Сооружения";

- "Номерные предприятия";

- "НИР - научно-исследовательские работы".

4.2 Картотека "Предприятия" дает возможность оперативно получить информацию по каждому предприятию, в проектировании которого принимало участие центральное производство с начала его основания.

Перфокартотека находится в архиве и пополняется по мере сдачи проектов, относящихся к предприятиям.

4.3 По перфокартотекам определена глубина поиска информации:

- для картотеки "Здания" - до 1968 г.;

- для картотек: "Сооружения" - до 1958 г.

4.4 Картотека перфокарт (по состоянию на 1991 г.) по рубрикам: "Здания", "Сооружения", "Предприятия", "Номерные предприятия", "НИР - научно-исследовательские работы" зарегистрированы, проверены и помещены в поисковые массивы.

4.5 Разработан и внедрен информационный массив по изобретательской и патентно-лицензионной деятельности. Для обеспечения своевременной защиты приоритета новых технических разработок института в ООИФ (патентной службе) внедрена картотека:

- тематические подборки отечественных и зарубежных описаний изобретений;

- отчеты о патентно-информационных исследованиях по соответствующим темам;

- авторская картотека изобретений;

- база данных патентов института;

- база данных рефератов изобретений по основным направлениям работы института.

Информация систематизирована по подразделениям института и используется при проведении поиска на новизну.

Информация содержит сведения о всех созданных в институте патентах, технических решениях на уровне изобретений и заявок, поданных на регистрацию в патентное ведомство.