СДОС НОСТРОЙ DS.NOS-10.0-2011 Правила и порядок сертификации систем менеджмента

1 Внутренние аудиты, называемые аудитами первой стороны, проводит для внутренних целей непосредственно данная организация или от ее имени другая организация. Результаты внутреннего аудита могут служить основанием для декларации о соответствии.

2 Внешние аудиты включают в себя аудиты, называемые аудитами второй стороны и аудитами третьей стороны.

Аудиты второй стороны проводят стороны, заинтересованные в деятельности предприятия, например потребители или другие лица от их имени.

Аудиты третьей стороны проводят внешние независимые организации. Эти организации проводят сертификацию или регистрацию на соответствие требованиям, например, ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р ИСО 14001 и т.д.

3 Аудит, в ходе которого проверяются требования более чем одного стандарта/нормативного документа для системы менеджмента, проводимый одновременно, называют комплексным аудитом.

4 Если аудит проверяемой организации проводят одновременно несколько организаций, такой аудит называют совместным.

аудитор (эксперт): Лицо, обладающее необходимой компетентностью и уполномоченное для проведения работ по сертификации систем менеджмента в СДОС НОСТРОЙ.

знак соответствия: Обозначение, служащее для информирования приобретателей о соответствии объекта сертификации требованиям СДОС НОСТРОЙ.

значительное несоответствие (категория 1): Несоответствие системы менеджмента, которое с большой вероятностью может повлечь невыполнение требований потребителей и/или обязательных требований к продукции.

Примечание - К значительным несоответствиям может быть отнесено отсутствие элемента или совокупности элементов системы и/или отсутствие их результативного функционирования.

заявитель: Юридическое лицо, которое для подтверждения соответствия обращается за получением сертификата соответствия.

заявка на сертификацию: Исходный документ заявителя, содержащий предложения органу по сертификации провести сертификацию заявленного объекта на соответствие указанным требованиям.

инспекционный контроль: Систематическая контрольная оценка соответствия, осуществляемая с целью установления, что система менеджмента продолжает соответствовать установленным требованиям, подтвержденным при сертификации, для поддержания правомерности сертификата соответствия.

малозначительное несоответствие (категория 2): Отдельное несистематическое упущение, ошибка, недочет в функционировании системы менеджмента или в документации, которые могут привести к невыполнению требований потребителя и/или обязательных требований к продукции, или к снижению результативности функционирования элемента (совокупности элементов) системы менеджмента.

несоответствие: Невыполнение требования.

область сертификации: Область применения системы менеджмента, заявляемая организацией-заявителем и подтверждаемая органом по сертификации.

область применения системы менеджмента: Совокупность процессов жизненного цикла продукции (услуг, работ), охватываемых системой менеджмента в организации.

орган по сертификации: Юридическое лицо, уполномоченное в установленном порядке для выполнения работ по сертификации в СДОС НОСТРОЙ.

производственная площадка: Географически обособленное подразделение организации.

система менеджмента: Система управления ресурсами для достижения заданных целей в рамках реализации выбранной политики.

Примечание - Служит общим обозначением для разных видов систем: система менеджмента качества, система экологического менеджмента, система менеджмента профессиональной безопасности и здоровья, интегрированных систем менеджмента.

технический эксперт: Лицо, обладающее специальными знаниями или опытом, необходимыми комиссии по сертификации.

Примечания.

1 Сертификация систем менеджмента не предусматривает специально запланированных испытаний, анализов или измерений показателей качества продукции (работ, услуг). Если у членов комиссии возникают сомнения в качестве продукции (работ, услуг) или достоверности проводимых испытаний, эксперты могут участвовать в испытаниях, проводимых проверяемой организацией.

2 Если в соответствии с действующим в Российской Федерации законодательством применительно к продукции (работам, услугам) предъявляют обязательные для соблюдения требования, установленные государственными стандартами или другими нормативными документами, то при сертификации систем менеджмента проверяют возможность системы контроля и испытаний качества продукции (работ, услуг) проверять соблюдение этих требований.

6.1.1 Порядок сертификации систем менеджмента предусматривает следующие стадии и этапы:

1. а) стадия 1 - организационный этап работ;

2. б) стадия 2 - сертификация систем менеджмента, состоящая из трех этапов:

   - этап 1 - анализ документации системы менеджмента;

   - этап 2 - аудит "на месте";

   - этап 3 - завершение сертификации и принятие решения о выдаче или невыдаче сертификата соответствия на систему менеджмента;

3. в) стадия 3 - надзорные аудиты (инспекционные контроли) в течение срока действия сертификата;

4. г) стадия 4 - ресертификация.

6.1.2 Блок-схема сертификации системы менеджмента приведена в Приложении 1.

6.2.1 При обращении заявителя орган по сертификации проверяет соответствие заявляемой на сертификацию системы менеджмента области деятельности, в которой он уполномочен, и знакомит заявителя с требованиями Системы.

6.2.1* Основанием для начала работ по сертификации системы менеджмента служит заявка, оформленная после обращения в орган по сертификации, и обсуждение возможности проведения сертификации в СДОС НОСТРОЙ.

_______________

* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

Форма заявки приведена в Приложении 2.

6.2.2 Орган по сертификации регистрирует заявку и проводит анализ заявки на предмет возможности проведения сертификации. Для этого орган по сертификации определяет:

1. а) наличие условий для планирования аудита (местоположение организации; численность работников; число производственных площадок и их местоположение; предпочтительные сроки проведения аудита; сведения по всем процессам, переданным организацией-заявителем сторонним организациям, рабочий язык аудита и др.);

2. б) наличие у органа по сертификации возможности проведения работ в сроки, предпочтительные для организации-заявителя;

3. в) наличие соответствующих ресурсов.

Примечание - Основанием для начала работ может служить письмо-обращение, составленное в произвольной форме. При направлении в орган по сертификации письма-обращения и подтверждении возможности проведения сертификации организация-заявитель оформляет заявку на сертификацию на официальном бланке и направляет ее в орган по сертификации.

6.2.4* Орган по сертификации после проведения анализа заявки письменно извещает заявителя о решении "принять/не принять" заявку на сертификацию системы менеджмента. Форма извещения приведена в Приложении 3.

_______________

* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

6.2.5 В случае отказа от принятия заявки орган по сертификации приводит в извещении основание для отрицательного решения.

6.2.6 В случае положительного решения о принятии заявки на сертификацию системы менеджмента орган по сертификации подготавливает проект договора.

6.2.7 При подготовке договора орган по сертификации проводит оценку трудозатрат на проведение сертификации, в которой учитывает трудозатраты на проведение анализа документации, выезда к заявителю ("аудита на месте"), подготовку документов по результатам сертификации, принятия решения и оформления сертификата соответствия.

При определении трудозатрат рекомендуется руководствоваться данными, приведенными в Приложении 4.

Примечание - В связи с тем, что работы органа по сертификации должны быть оплачены в полном объеме по фактически выполненным работам независимо от результатов аудита, в договоре целесообразно предусмотреть предварительное поступление на счет органа по сертификации всей суммы оплаты до начала работ. Допускается возможность поэтапной оплаты работ.

6.2.8 В договоре указывается перечень сведений и документов, необходимых для проведения сертификации, условия проведения сертификации в том числе, общая стоимость работ и сроки их выполнения. Перечень необходимых документов приведен в Приложении 5.

6.2.9 После поступления оплаты по договору орган по сертификации формирует и утверждает распоряжением органа по сертификации состав комиссии по сертификации. Форма распоряжения приведена в Приложении 6.

6.2.10 Комиссия может состоять из одного или нескольких экспертов. Если аудит осуществляет один эксперт, он выполняет обязанности председателя комиссии.

6.2.11 При определении численности и состава комиссии необходимо учитывать:

1. а) цели, область и критерии аудита;

2. б) сроки проведения аудита;

3. в) вид (виды) экономической деятельности заявителя;

4. г) число структурных подразделений и филиалов заявителя с различным местоположением;

5. д) численность работников заявителя;

6. е) трудозатраты на проведение сертификации;

7. ж) необходимость обеспечения совокупной компетентности комиссии для достижения целей сертификации;

8. з) требования законодательных и иных нормативных правовых актов, технических регламентов, применимых к проводимой оценке;

9. и) обеспечение независимости членов комиссии от заявителя;

10. к) возможность членов комиссии результативно взаимодействовать с заявителем.

6.2.12 Для подтверждения совокупной компетентности комиссии необходимо назначить членов комиссии таким образом, чтобы комиссия в совокупности обладала знаниями критериев, процедур и методов аудита, а также специальными знаниями специфики производственных процессов. Состав комиссии должен быть сформирован с учетом требований ГОСТ Р ИСО 19011.

6.2.13 Если эксперты в комиссии в совокупности не обладают необходимыми знаниями и опытом по конкретным видам экономической деятельности сертифицируемой организации, то в комиссию должен(ны) быть включен(ы) технический(е) эксперт(ы).

6.2.14 В состав комиссии не могут быть включены представители заказчика, а также представители организаций, заинтересованных в результатах сертификации.

6.2.15 В состав комиссии могут быть включены стажеры, работающие под руководством и наблюдением председателя комиссии.

Примечания.

6.3.1 Первый этап сертификации системы менеджмента проводят с целью определения соответствия документов требованиям нормативных документов на систему менеджмента (см. пункт 5.4).

6.3.2 Документы могут быть представлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

6.3.3 Полученные документы остаются в органе по сертификации в качестве контрольных документов.

6.3.4 Орган по сертификации должен провести предварительную оценку о степени соответствия документации системы менеджмента установленным требованиям.

Примечание - Заявка, запрошенные сведения и документы оформляются на русском языке.

6.3.5 Одновременно с анализом исходных документов, поступивших от заявителя, комиссия запрашивает сведения относительно проведения внутренних аудитов и анализа системы менеджмента со стороны руководства.

6.3.6 Анализ должен быть завершен оформлением письменного Отчета о предварительной оценке степени соответствия системы менеджмента установленным требованиям. В отчете наряду с указанием выявленных замечаний должно быть сформулировано заключение о возможности или невозможности проведения второго этапа сертификации или о необходимости проведения частичного аудита "на месте" для снятия неясных вопросов, возникших при анализе документации.

Форма отчета о предварительной проверке документов системы менеджмента приведена в Приложении 7.

6.3.7 В случае частичной проверки системы менеджмента "на месте" председатель комиссии разрабатывает план проверки, в который включает проверку процессов и подразделений, вызвавших вопросы при проведении предварительной оценки.

6.3.8 Оплата проведения частичного аудита с выездом "на место" оговаривается с заказчиком включением этих работ в основной договор либо по дополнительному соглашению.

6.3.9 Проведение анализа документации без выезда "на место" (частичного аудита) возможно в случаях:

1. а) если заявитель представил в орган по сертификации документацию и информацию по системе менеджмента, полностью соответствующие п.5.4 и не вызывающие у эксперта неясных (спорных) вопросов;

2. б) если имеется длительный опыт взаимодействия с заявителем в рамках работ по сертификации системы менеджмента и орган по сертификации в достаточном объеме знаком с системой менеджмента данного заявителя.

6.3.10 При положительном заключении о возможности перехода ко второму этапу сертификации системы менеджмента отчет, подписанный председателем комиссии и экспертом, проводившим анализ, орган по сертификации направляет заявителю не позднее чем за две недели до начала второго этапа. При этом к отчету должен быть приложен акт о частичном аудите "на месте" при его проведении с положительным заключением.

6.3.11 При отрицательном заключении документы должны быть направлены заявителю на доработку.

6.3.12 В случае если по результатам анализа документации и/или частичного аудита "на месте" выявлены несоответствия, заявитель должен устранить их до начала проведения второго этапа аудита по сертификации системы менеджмента. Орган по сертификации проверяет факт устранения несоответствий, выявленных при анализе документации и/или частичном аудите, на втором этапе сертификации.

6.3.13 Выполнение работ по повторному анализу документов и, в случае необходимости, проверки у заявителя устранения несоответствий, выявленных при частичном аудите, может быть предусмотрено в рамках дополнительного соглашения к договору.

6.3.14 Отмеченные в отчете несоответствия системы менеджмента заявитель должен устранить до начала проведения второго этапа сертификации системы менеджмента (аудита системы менеджмента "на месте"). Орган по сертификации проверяет факт устранения несоответствий, выявленных при анализе документации, при аудите в организации заявителя.

6.4.1 Второй этап сертификации системы менеджмента (аудит "на месте") проводят непосредственно в организации заявителя в целях оценки внедрения и результативности системы менеджмента.

До начала аудита председатель комиссии взаимодействует с заявителем в целях:

1. а) оценки условий местоположения заявителя и размещения его производственных площадок;

2. б) определения каналов обмена информацией с заявителем;

3. в) согласования порядка доступа к соответствующим документам;

4. г) согласования процедур обеспечения безопасности экспертов во время аудита;

5. д) определения представителей заявителя, сопровождающих экспертов.

Примечание - Орган по сертификации по договору подряда может поручить проведение на "месте" аудита системы менеджмента (или отдельных её процессов) другому органу по сертификации. При этом орган по сертификации, передающий часть своей деятельности другому органу, несет полную ответственность за проведенный подрядчиком аудит.

6.4.2 План аудита подготавливается Председателем комиссии по форме, приведенной в Приложении 8. При установлении сроков проведения аудита учитываются:

1. а) требования нормативных документов на систему менеджмента;

2. б) размер организации заявителя и сложность производственных процессов;

3. в) технологические и обязательные требования;

4. г) аутсорсинг любой деятельности, охватываемой системой менеджмента;

5. д) число производственных площадок.

Примечания.

6.4.3 Председатель комиссии, руководствуясь планом аудита по согласованию с членами комиссии, распределяет между ними обязанности по аудиту конкретных подразделений, видов деятельности, процессов и процедур системы менеджмента заявителя. При распределении обязанностей учитывают необходимость соответствия компетентности экспертов и технических экспертов проверяемым видам деятельности заявителя согласно плану аудита.

Примечание - План аудита формируют с учетом оцененной трудоемкости.

6.4.4 План аудита утверждается руководством органа по сертификации и доводится до сведения заявителя до начала аудита "на месте".

Любые возражения заявителя должны быть разрешены до начала аудита председателем комиссии и представителем заявителя, имеющим соответствующие полномочия.

6.4.5 В ходе аудита председатель комиссии вправе вносить изменения в план аудита, которые должны быть согласованы с заявителем.

При подготовке к аудиту используются типовые формы Системы или органа по сертификации. Состав типовых форм определяет орган по сертификации с учетом требований ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021.

6.4.6 Проведение комиссией по сертификации аудита "на месте" состоит из следующих процедур:

1. а) предварительное совещание;

2. б) сбор, проверка и регистрация данных;

3. в) формирование выводов (наблюдений) аудита;

4. г) регистрация несоответствий, уведомлений;

5. д) подготовка акта по результатам аудита;

6. е) проведение заключительного совещания.

6.4.7 Предварительное совещание проводят под руководством председателя комиссии с участием членов комиссии, руководства и ведущих специалистов организации заявителя.

6.4.8 Целями предварительного совещания являются:

1. а) подтверждение со стороны заявителя возможности реализации плана аудита;

2. б) краткое изложение используемых методов и процедур аудита;

3. в) установление официальных процедур взаимодействия между членами комиссии и сотрудниками заявителя;

4. г) обсуждение возникших вопросов.

6.4.9 На предварительном совещании председатель комиссии должен:

1. а) представить участников комиссии с указанием их роли в аудите;

2. б) сообщить график проведения работ по аудиту, дату и время заключительного совещания и других мероприятий, касающихся аудита, таких как промежуточные совещания, проводимые комиссией и руководством заявителя;

3. в) кратко ознакомить с методами и процедурами аудита;

4. г) проинформировать заказчика о том, что аудит выборочный и, следовательно, результаты оценки носят вероятностный характер;

5. д) сообщить о рабочем языке аудита, при необходимости;

6. е) сообщить о порядке информирования руководство заявителя о ходе аудита;

7. ж) подтвердить соблюдение комиссией требований конфиденциальности;

8. з) проинформировать о правилах классификации наблюдений и принятия решений по результатам сертификации;

9. и) ознакомить с правилами составления акта;

10. к) проинформировать об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

11. л) проинформировать заявителя о возможности апелляции;

12. м) проинформировать о задачах заявителя и последующих действиях органа по сертификации в случае, если акт будет содержать указания о несоответствиях.

6.4.10 При проверке объектами аудита являются объекты, указанные в разделе 5 настоящего документа. Председатель комиссии периодически информирует заявителя о ходе аудита.

6.4.11 Члены комиссии должны периодически обмениваться информацией и оценивать результаты наблюдений. Председатель комиссии при необходимости может перераспределять выполняемые функции экспертов и технических экспертов.

Ежедневно в конце рабочего дня председатель комиссии должен проводить рабочие совещания членов комиссии.

Информацию, полученную в ходе аудита, свидетельствующую о наличии непосредственного риска нарушения требований к качеству продукции (работ, услуг), к производственным процессам или производственной среде, немедленно доводят до сведения руководства заявителя.

6.4.12 Если свидетельства аудита указывают на то, что цели аудита недостижимы, председатель комиссии докладывает о причинах этого в орган по сертификации и руководству заявителя для определения дальнейших действий: коррекции плана аудита, изменения области сертификации системы менеджмента или прекращения аудита.

6.4.13 Комиссия собирает и проверяет информацию, касающуюся области и объектов аудита, включая информацию о взаимодействии структурных подразделений заявителя и процессов системы менеджмента. Только проверенная информация может быть свидетельством аудита.

6.4.14 В качестве источников информации используются:

1. а) интервью с сотрудниками заявителя;

2. б) собственные наблюдения экспертов за деятельностью персонала, функционированием процессов, условиями труда и состоянием рабочих мест;

3. в) данные обратной связи от потребителей;

4. г) документы системы менеджмента, такие как политика и цели, планы, стандарты организации, технологические регламенты (технологические процессы), положения, инструкции, внешние нормативные и технические документы, договоры, контракты и др.;

5. д) документы, содержащие данные о процессах системы менеджмента (записи), такие как акты (отчеты) по внутренним аудитам, отчеты об анализе со стороны руководства, протоколы испытаний, протоколы совещаний, информация по результатам мониторинга и измерений продукции и процессов, рабочие журналы, заполненные ведомости, формы, бланки и др.;

6. е) данные обзоров, анализов результативности функционирования системы менеджмента;

7. ж) результаты оценки и рейтинги поставщиков.

Информация, полученная из указанных источников, должна быть проверена на объективность.

Примечание - При проверке соответствия функционирования системы менеджмента требованиям, установленным в документах системы менеджмента и нормативным документам, заявитель должен предоставить объективные свидетельства постоянного повышения результативности системы менеджмента.

6.4.15 Полученная и проверенная информация по объектам аудита должна быть сопоставлена с критериями аудита для формирования выводов.

Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие системы менеджмента заявителя критериям аудита и на возможности улучшения. Выводы аудита могут касаться и предотвращения возможных отклонений, тогда эти выводы классифицируют как уведомления.

Свидетельства аудита должны быть обобщены с указанием процессов и требований, которые были проверены, а также мест наблюдений. Несоответствия, уведомления и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть зарегистрированы.

Любые несоответствия или возможности улучшения должны быть доведены до сведения заявителя.

6.4.16 Орган по сертификации обеспечивает сохранность рабочих документов и любых записей по аудиту в порядке, установленном органом по сертификации.

6.4.17 В ходе аудита системы менеджмента все обнаруженные несоответствия требованиям нормативных документов на систему менеджмента и документам системы менеджмента заявителя должны быть тщательно рассмотрены и классифицированы комиссией в зависимости от степени несоответствия рассматриваемого объекта аудита.

6.4.18 Выводы, сделанные в ходе аудита, классифицируются в целях выполнения заявителем корректирующих действий (для устранения причин несоответствий), адекватных последствиям выявленных несоответствий, принятия органом по сертификации решения о выдаче, подтверждении, приостановлении или отмене действия сертификата, а также расширении или сужении области сертификации.

6.4.19 Неоднократное повторение малозначительных несоответствий одного вида (связанных с одним и тем же элементом системы менеджмента) дает основание для перевода их в значительные несоответствия. Окончательное решение по отнесению несоответствий к несоответствиям определенным категориям принимает председатель комиссии.

6.4.20 Обнаруженные несоответствия и уведомления регистрируются на бланках по формам, приведенным соответственно в Приложениях 9 и 10 (соответственно). Исправления на бланках не допускаются.

Зарегистрированные несоответствия и уведомления официально представляют руководству заявителя.

Примечание - В случае разногласий с уполномоченным представителем заявителя, касающихся выводов комиссии, председатель комиссии решает вопросы с руководством заявителя.

6.4.21 Действия с несоответствиями и уведомлениями предусматривает следующие процедуры:

1. а) комиссия официально представляет руководству заявителя зарегистрированные несоответствия и уведомления, при этом возможно обсуждение и рассмотрение аргументов заявителя по зарегистрированным несоответствиям и уведомлениям;

2. б) если заявитель устранит несоответствия и учтет уведомления, о чем представит убедительные свидетельства во время работы комиссии, комиссия снимает такое несоответствие или уведомление, что эксперт подтверждает своей подписью на бланке регистрации несоответствий или уведомлений. Число снятых несоответствий и учтенных уведомлений фиксируют в акте, но не учитывают при принятии решения о выдаче сертификата соответствия;

3. в) если несоответствия и уведомления комиссией доказаны, то уполномоченный представитель руководства заявителя ставит свою подпись на бланках регистрации несоответствий и уведомлений;

4. г) заявитель проводит анализ причин несоответствий и уведомлений и планирует проведение корректирующих действий;

5. д) в случае возникновения затруднений у заявителя при планировании корректирующих действий в период аудита орган по сертификации вправе предоставить дополнительно две недели (от даты проведения заключительного совещания) для завершения указанной работы.

6.4.22 При наличии замечаний к плану корректирующих действий орган по сертификации извещает об этом заявителя, который в течение двух недель проводит доработку плана.

6.4.23 Срок, отводимый в плане корректирующих действий на их выполнение, не должен превышать:

1. а) 12 недель (от даты проведения заключительного совещания) при наличии одного и более значительного несоответствия;

2. б) 5 недель (от даты проведения заключительного совещания) при наличии только малозначительных несоответствий.

6.4.24 Проверка учета уведомлений должна быть включена в план очередного инспекционного контроля. Если в орган по сертификации не будет представлен план корректирующих действий, процесс сертификации должен быть прекращен.

Возобновление процесса сертификации может быть осуществлено только после подачи повторной заявки на сертификацию (п.6.2).

6.4.25 Ответственность за подготовку и содержание акта по результатам аудита несет Председатель комиссии.

6.4.26 До заключительного совещания комиссия проводит следующую работу:

1. а) анализирует наблюдения, выводы аудита и любую другую информацию, собранную в ходе аудита и соответствующую его целям;

2. б) анализирует выявленные несоответствия и уведомления;

3. в) оформляет акт по результатам аудита, принимая во внимание выборочный характер рассмотрения объектов аудита;

4. г) подготавливает рекомендации органу по сертификации для принятия решения о выдаче (невыдаче) сертификата соответствия системы менеджмента заказчика;

5. д) информирует о периодичности проведения инспекционного контроля системы менеджмента.

6.4.27 Результаты аудита, выводы и рекомендации комиссия оформляет в виде акта, в котором необходимо отразить:

1. а) свидетельства соответствия всем требованиям нормативных документов на систему менеджмента;

2. б) подтверждение результативности внедрения, поддержания и улучшения системы менеджмента;

3. в) результаты внутренних аудитов и анализа системы менеджмента со стороны руководства;

4. г) обеспечение имеющейся системой контроля и испытаний проверки выполнения требований к продукции (работам, услугам), в том числе обязательных;

5. д) информацию о проверенных процессах и документах системы менеджмента;

6. е) информацию о достигнутых улучшениях системы менеджмента за предшествующий аудиту период;

7. ж) возможности улучшения системы менеджмента без рекомендаций готовых решений;

8. з) рекомендации комиссии органу по сертификации в отношении выдачи/невыдачи сертификата.

Форма Акта приведена в Приложении 11.

Примечание - Не допускается идентифицировать несоответствия и уведомления как возможности для улучшения.

6.4.28 К акту прилагаются:

1. а) протоколы испытаний;

2. б) отчеты о качестве продукции (работ, услуг) за определенный период времени;

3. в) данные по анализу состояния производственной среды в организации за определенный период времени;

4. г) данные по анализу корректирующих действий, выполненных в период работы комиссии при сертификации системы менеджмента, и др.;

5. д) справка о поступивших рекламациях за предшествующий аудиту год.

6.4.29 По результатам аудита председатель комиссии проводит заключительное совещание и представляет проект акта, включающий в себя описание всех несоответствий и уведомлений. На совещании председатель комиссии доводит до участников совещания результаты аудита, представляет выводы и заключения по аудиту системы менеджмента.

Примечание - На заключительном совещании должны присутствовать руководство, ведущие специалисты заявителя и члены комиссии. Любые разногласия по выводам аудита между комиссией и заявителем должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены до заключительного совещания. Если согласие не достигнуто, оба мнения должны быть запротоколированы. Заявитель при этом вправе обратиться в комиссию по апелляциям Центрального органа СДОС НОСТРОЙ.

6.4.30 После заключительного совещания акт подписывают председатель комиссии, члены комиссии и предоставляют для ознакомления и подписи руководителю организации заявителя или его представителю. Акт печатают в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается заявителю, другой - остается органу по сертификации.

Экземпляры акта являются собственностью заявителя и органа по сертификации, при этом члены комиссии и заявитель должны строго соблюдать требования конфиденциальности.

6.5.1 Работа комиссии считается завершенной, если:

1. а) выполнены все работы, предусмотренные планом аудита;

2. б) подписан сторонами и разослан акт по результатам аудита;

3. в) комиссией представлены план и отчет по выполнению корректирующих действий по устранению выявленных несоответствий и план предупреждающих действий по учету уведомлений.

Указанные документы хранятся в соответствии с Правилами органа по сертификации, если иное не предусмотрено существующими законодательными, нормативными или контрактными требованиями.

Комиссия и руководство органа по сертификации не должны раскрывать содержание документов и другую информацию, полученную во время аудита, а также содержание актов по результатам аудита любой другой стороне без согласия заявителя.

6.5.2 Контроль выполнения корректирующих действий по установленным несоответствиям и уведомлениям орган по сертификации осуществляет после получения письменного отчета заявителя об устранении несоответствий и уведомлений. В отчете заявитель указывает информацию о проведенном анализе причин выявленных несоответствий и уведомлений и конкретные предпринятые корректирующие (предупреждающие) действия по их устранению.

6.5.3 Проверку выполнения корректирующих действий по значительным несоответствиям можно осуществлять:

1. а) путем посещения экспертом(ами) заявителя;

2. б) по представленным документам, подтверждающим устранение выявленных несоответствий;

3. в) по представленным результатам внутренних аудитов.

6.5.4 При контроле выполнения корректирующих действий по малозначительным несоответствиям и уведомлениям допускается рассмотрение письменного отчета заявителя, если содержание корректирующего действия не требует обязательной проверки "на месте".

6.5.5 Во время инспекционного аудита в целях контроля выполнения корректирующих действий эксперт проверяет фактическое выполнение и результативность корректирующих действий.

Если корректирующие действия по несоответствиям и уведомлениям при наличии соответствующих объективных свидетельств признаны неудовлетворительными, то результат аудита и оценки системы менеджмента заявителя признают отрицательным и орган по сертификации уведомляет заявителя об отказе в выдаче сертификата.

6.5.6 Критерием для принятия решения о соответствии/несоответствии системы менеджмента установленным требованиям являются:

1. а) отсутствие/присутствие несоответствий;

2. б) выполнение/невыполнение заявителем корректирующих действий в согласованные сроки;

3. в) признание/непризнание органом по сертификации их результативности.

6.5.7 Решение о выдаче или отказе в выдаче сертификата соответствия принимает руководство органа по сертификации на основании рассмотрения акта по результатам аудита и результатов выполнения плана корректирующих действий. Решения должны принимать лица, не принимавшие участие в аудите.

Форма Решения приведена в Приложении 12.

6.5.8 Решение о выдаче сертификата может быть принято только после устранения всех зарегистрированных несоответствий, уведомлений и вызвавших их причин, т.е. после рассмотрения письменного отчета заявителя органом по сертификации о проведенных корректирующих действиях и, если это необходимо, после рассмотрения результатов выполнения корректирующих действий "на месте".

6.5.9 В случае, если орган по сертификации признает неудовлетворительными результаты выполнения корректирующих действий, должно быть принято решение об отказе в выдаче сертификата, о чем должен быть уведомлен заявитель.

Примечание - Все повторные аудиты (посещения заказчика) и командировочные расходы экспертов заявитель оплачивает сверх сумм за сертификацию.

6.6.1 Орган по сертификации не позднее 1 рабочего дня после утверждения положительного решения о выдаче сертификата направляет в НМЦ электронной почтой:

- скан-копию решения (в файле .pdf);

- скан-копию договора, по которому выполнена сертификация (в файле .pdf);

- подготовленный к печати макет сертификата (в файле .doc)

НМЦ, получив указанные документы по электронной почте от органа по сертификации, присваивает регистрационный номер, который проставляет в присланный макет сертификата. Макет с проставленным номером не позднее следующего рабочего дня передается органу по сертификации электронной почтой. В противном случае, НМЦ сообщает причину, по которой сертификат не может быть зарегистрирован.

Примечание - НМЦ не выдает регистрационный номер, если органом по сертификации не выполнены финансовые обязательства перед НМЦ Системы, выполнены не в полном объеме, имеются объективные факты, свидетельствующие о нарушении процедур и правил сертификации, предусмотренных Системой, или макет сертификата составлен с нарушениями. НМЦ может присвоить регистрационный номер подготовленному сертификату только при условии устранения выявленных нарушений.

6.6.2 В случае утверждения отрицательного решения скан-копия направляется в НМЦ только в качестве информации. В этом случае орган по сертификации освобождается от перечисления комиссионных в пользу НМЦ.

6.6.3 Орган по сертификации оформляет сертификат соответствия методом принтерной печати подготовленного текста на специальном бланке Системы, соответствующем области выполненной сертификации.

Форма сертификата соответствия и приложения к нему приведены в Приложении 13.

6.6.4 Сертификат подписывается руководителем органа по сертификации (или его заместителем) и председателем комиссии.

6.6.5 Не позднее 3-х рабочих дней после получения регистрационного номера орган по сертификации обязан передать заказчику решение о выдаче сертификата и вручить сертификат соответствия.

Одновременно в НМЦ передается скан-копия оформленного сертификата (в файле .pdf) и информация по реестровой записи (в файле .doc) электронной почтой для внесения сертификата в Реестр.

Примечание. Перед вручением сертификата соответствия орган по сертификации заключает договор с заявителем на проведение надзорного аудита (инспекционного контроля) на срок действия сертификата. Срок действия сертификата соответствия на систему менеджмента составляет пять лет.

6.6.6 НМЦ в день получения электронной копии сертификата вносит его данные в реестр сертификатов Единого реестра Системы.

Примечание. Реестр ведется в электронном виде. Информация о деятельности СДОС НОСТРОЙ и данные Единого реестра периодически публикуются на сайте Национального объединения строителей.

С введением в действие рабочей зоны интернет-портала Системы процедуры получения регистрационного номера, оформления и включения Сертификата в Единый реестр будут осуществляться через алгоритм интернет-портала Системы.

6.6.7 Сертификат соответствия дает право владельцу сертификата на использование знака соответствия СДОС НОСТРОЙ с указанием вида сертифицированной системы менеджмента, о чем свидетельствует специальная надпись на обороте сертификата.

6.6.8 По запросу заявителя или владельца сертификата, орган по сертификации может в дополнение к сертификату оформить официальные копии сертификата. Подлинность таких копий подтверждается нанесением штампа "копия сертификата", оригиналом печати органа, подписью руководителя органа по сертификации и специальной голограммой Системы.

6.6.9 В случае отказа в выдаче сертификата заявитель имеет право в месячный срок после получения решения об отказе в выдаче сертификата направить письмо в Комиссию по апелляциям Центрального органа Системы.

По результатам рассмотрения апелляции может быть назначен повторный аудит с другим составом комиссии, выполняемый за счет заявителя.

6.7.1 Инспекционный контроль может быть плановым и внеплановым.

6.7.2 Плановый инспекционный контроль должен проводиться не реже одного раза в год. Дата проведения первого инспекционного контроля не должна быть более поздней, чем через 12 месяцев после сертификации. Периодичность проведения инспекционного контроля устанавливается в договоре на инспекционный контроль с организацией - владельцем сертификата.

6.7.3 Объекты аудита при плановом инспекционном контроле определяются в соответствии с п.5.1.

6.7.4 При плановом инспекционном контроле общий объем проверки должен составлять примерно от объектов, подлежащих проверке в соответствии с заявленным нормативным документом, включая следующую совокупность обязательных элементов, проверяемых при каждом инспекционном контроле:

1. а) внутренние аудиты и анализ со стороны руководства;

2. б) анализ действий, предпринятых в отношении несоответствий, выявленных в ходе предыдущей проверки;

3. в) обращение с жалобами;

4. г) результативность системы менеджмента в части достижения целей, установленных в организации - владельце сертификата;

5. д) развитие запланированных мероприятий, нацеленных на постоянное улучшение;

6. е) система контроля и испытаний;

7. ж) анализ изменений;

8. з) использование сертификата и знака соответствия.

6.7.5 Внеплановый инспекционный контроль проводят в случаях:

1. а) получения органом по сертификации информации о любых серьезных нарушениях в рамках сертифицированной системы менеджмента, в том числе информации о жалобах потребителей на качество продукции, выпускаемой владельцем сертификата, других заинтересованных сторон к деятельности организации;

2. б) существенных изменений организационной структуры организации - владельца сертификата, технологии и условий производства, численности персонала (кадрового состава).

6.7.6 Объекты аудита при внеплановом инспекционном контроле определяют в зависимости от причины, вызвавшей необходимость инспекционного контроля.

6.7.7 После получения органом по сертификации предоплаты в рамках заключенного договора на проведение инспекционного контроля руководитель органа по сертификации назначает председателя комиссии, который формирует состав комиссии по инспекционному контролю. Определение численности комиссии проводят с учетом числа и сложности объектов проверки, а также с учетом трудоемкости аудита.

6.7.8 План проведения инспекционного контроля сертифицированных систем менеджмента составляет Председатель комиссии (Приложение 8).

В случае получения органом по сертификации информации о значительных организационно-технических и/или технологических изменениях в организации план инспекционного контроля должен быть расширен с учетом этого фактора.

6.7.9 Проведение инспекционного контроля осуществляется в соответствии с п.6.4. Результаты инспекционного контроля, выводы и рекомендации комиссии оформляют в виде акта по форме, приведенной в Приложении 11, и представляют в орган по сертификации.

6.7.10 При положительных результатах инспекционного контроля (отсутствие несоответствий, отсутствие нарушения правил использования сертификата и применения знака соответствия) орган по сертификации принимает решение о подтверждении действия сертификата соответствия, оформляемое по форме приложения 14.

6.7.11 Если при инспекционном контроле будут установлены значительные несоответствия, то они должны быть устранены в течение трех недель после завершения инспекционного контроля. В этот же срок организация - владелец сертификата направляет в орган по сертификации отчет об устранении установленных несоответствий. Орган по сертификации должен проверить результаты выполнения корректирующих действий в течение не более двух недель после получения отчета.

6.7.12 Проверка выполнения корректирующих действий по устранению значительных несоответствий по усмотрению органа по сертификации может быть проведена по представленным документам или с немедленным выездом в организацию.

6.7.13 Владельцу сертификата по результатам проверки выполнения корректирующих действий по устранению значительных несоответствий объявляется об аннулировании сертификата соответствия системы менеджмента в том случае, если:

1. а) проверяемая организация не предоставила органу по сертификации возможности проверки результатов корректирующих действий;

2. б) организация - владелец сертификата отказалась направить в орган по сертификации отчет об устранении установленных несоответствий.

6.7.14 Владельцу сертификата по результатам проверки выполнения корректирующих действий по устранению значительных несоответствий объявляется о приостановлении действия сертификата на 3 месяца в том случае, если результаты корректирующих действий будут признаны органом по сертификации неудовлетворительными или недостаточными.

6.7.15 Если при инспекционном контроле будут установлены малозначительные несоответствия, то они должны быть устранены в согласованные с заявителем сроки, но не позднее трех недель после завершения инспекционного контроля. Отчет об устранении установленных малозначительных несоответствий проверяемая организация направляет в орган по сертификации.

Орган по сертификации должен проверить результаты корректирующих действий в период последующего инспекционного контроля.

Если на основании анализа отчета результаты будут признаны неудовлетворительными, то орган по сертификации вправе осуществить проверку корректирующих действий "на месте".

6.7.16 Если при инспекционном контроле обнаруживают невыполнение запланированных корректирующих действий по устранению несоответствий по результатам предыдущего инспекционного контроля, то орган по сертификации принимает решение о приостановлении действия выданного сертификата на срок до трех месяцев.

Если указанные корректирующие действия не выполнены по истечении трех месяцев, то это должно повлечь за собой аннулирование сертификата соответствия.

Решение о приостановке или об отмене действия сертификата оформляется по форме Приложения 15.

Примечание - Все повторные аудиты (посещения проверяемой организации) и командировочные расходы экспертов проверяемая организация (владелец сертификата) оплачивает сверх сумм за инспекционный контроль.

6.7.17 Орган по сертификации должен проверить результаты учета сделанных уведомлений в период последующего инспекционного контроля.

6.7.18 Регистрация изменений по результатам проведенного инспекционного контроля в Едином реестре Системы осуществляется уполномоченным Научно-методическим центром Системы.

Примечание - Изменения регистрируются при условии выполнения органом по сертификации финансовых обязательств перед научно-методическом центром.

6.7.19 Орган по сертификации при необходимости, обусловленной загруженностью персонала органа, территориальной удаленностью владельца сертификата, форс-мажорными обстоятельствами, может передать право проведения инспекционного контроля другому органу по сертификации (далее - субподрядчику).

6.7.20 При выборе субподрядчика учитывают:

1. а) наличие у органа по сертификации свидетельства о допуске в СДОС НОСТРОЙ в данной области деятельности;

2. б) наличие экспертов по сертификации систем менеджмента уполномоченных проводить сертификацию систем менеджмента в СДОС НОСТРОЙ в данной области деятельности;

3. в) отсутствие прямого или косвенного участия в работах по проектированию, внедрению или сопровождению систем менеджмента.

6.7.21 Для подтверждения взаимного соответствия процедур аудита и оценки орган по сертификации может проверить и оценить компетентность персонала субподрядчика, а также документально оформленные процедуры сертификации, используемые в ходе аудитов рабочие документы. Отношения между органом по сертификации и субподрядчиком строятся на основе документально оформленного и подписанного с двух сторон соглашения, предусматривающего все необходимые положения, в том числе касающиеся конфиденциальности и разрешения спорных вопросов.

6.7.22 Орган по сертификации уведомляет в течение одного месяца владельца сертификата о передаче работ по инспекционному контролю субподрядчику.

Органу по сертификации следует получить согласие владельца сертификата на передачу работ по инспекционному контролю субподрядчику.

Орган по сертификации заключает с субподрядчиком договор, в котором указывают сроки проведения инспекционного контроля, стоимость работ и обязательства сторон.

6.7.23 По результатам инспекционного контроля субподрядчик представляет в орган по сертификации в недельный срок (после завершения инспекционного контроля) первый экземпляр акта по результатам инспекционного контроля.

6.7.24 Проведение внепланового инспекционного контроля субподрядчиком оговаривают в особых условиях договора или оформляют отдельным договором. В случае принятия решения о проведении внепланового инспекционного контроля орган по сертификации уведомляет в течение трех дней субподрядчика о сроках его проведения.

6.7.25 Орган по сертификации несет полную ответственность за подтверждение, приостановление или отмену действия сертификата, а также за сужение области сертификации по результатам инспекционного контроля, проведенного субподрядчиком.

8.1.1 Область сертификации расширяют при изменении (увеличении):

1. а) процессов жизненного цикла продукции (работ, услуг), применительно к которой(ым) была сертифицирована система менеджмента;

2. б) номенклатуры продукции (выполняемых работ, услуг), выпускаемой (осуществляемой) организацией;

3. в) производственных площадок организации.

8.1.2 Владелец сертификата, желающий расширить область сертификации, направляет заявку (письмо-обращение) в орган по сертификации. В случае обращения владельца сертификата по вопросу расширения области сертификации орган по сертификации после оплаты владельцем сертификата договора проводит аудит и оценку дополнительных процессов и процедур системы менеджмента.

8.1.3 При положительных результатах аудита владельцу сертификата выдают новый сертификат, включающий в себя указание расширенной области сертификации, при этом предыдущий сертификат отменяют, а владелец сертификата сдает отмененный сертификат в орган по сертификации.

Срок действия выдаваемого вновь сертификата остается тем же, что указан в отмененном сертификате.

8.1.4 Аудит по расширению области сертификации может быть совмещен с очередным инспекционным контролем системы менеджмента. При этом оплата инспекционного контроля должна быть увеличена на стоимость работ по расширению области сертификации.

8.1.5 На основании акта по результатам проведенного аудита орган по сертификации оформляет решение о расширении области сертификации.

Форма указанного решения приведена в приложении 16. Подлинник решения остается в деле органа по сертификации.

8.1.6 Информация о расширении области сертификации системы менеджмента регистрируется в Едином реестре СДОС НОСТРОЙ путем аннулирования действия ранее выданного сертификата и введением записи о действии вновь выданного сертификата.

8.2.1 Орган по сертификации должен сузить область сертификации системы менеджмента, если при инспекционном контроле или аудите по ресертификации системы менеджмента обнаружатся сокращение области сертификации системы менеджмента или изменения в системе менеджмента, которые могут повлиять на выполнение требований, предъявляемых при сертификации.

Рекомендации о сужении области сертификации комиссия органа по сертификации включает в акт по результатам аудита.

8.2.2 Сужение области сертификации может быть проведено по инициативе организации - владельца сертификата, который направляет в орган по сертификации письмо-обращение с указанием исключаемого вида продукции (работ, услуг) или процесса системы менеджмента.

8.2.3 Орган по сертификации принимает решение о сужении области сертификации, оформляет его по форме, приведенной в Приложении 17.

Информация о сужении области сертификации системы менеджмента регистрируется в Едином реестре СДОС НОСТРОЙ аналогично процедуре, предусмотренной п.6.6.

8.2.4 Владельцу сертификата выдают новый сертификат на суженную область сертификации с сохранением срока действия отмененного сертификата. Отмененный сертификат подлежит возврату в орган по сертификации.

8.3.1 Орган по сертификации должен приостановить действие сертификата в случаях, если:

1. а) при инспекционном контроле выясняется, что владелец сертификата не может выполнить требования, предъявляемые при сертификации, включая требования к результативности сертифицированной системы менеджмента;

2. б) владелец сертификата отказывается от проведения инспекционного контроля или не позволяет проводить инспекционный контроль с требуемой периодичностью;

3. в) владелец сертификата не выполнил запланированные корректирующие действия по устранению несоответствий по результатам предыдущего инспекционного контроля;

4. г) выявлены нарушения правил использования сертификата и применения знака соответствия;

5. д) владелец сертификата добровольно сделал запрос о приостановлении действия сертификата.

Период приостановления действия сертификата не должен превышать шести месяцев.

В случае, если в период работ по приостановлению действия сертификата орган по сертификации сочтет невозможным дальнейшее использование сертификата, должно быть принято решение об его отмене или сужении области сертификации.

8.3.2 Отмена действия сертификата осуществляется органом по сертификации в случаях, если владелец сертификата не выполнил требований после окончания срока приостановления действия сертификата или по запросу владельца сертификата в связи с ликвидацией организации или прекращением производства продукции (выполнения работ, предоставления услуг), на которую распространяется сертификат.

Информация об отмене действия сертификата соответствия орган по сертификации регистрируется в Едином реестре СДОС НОСТРОЙ.*

________________

* Текст документа соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

Подлинник решения остается в деле органа по сертификации. Отмененный сертификат подлежит возврату в орган по сертификации.

8.3.3 При приостановлении или отмене действия сертификата организация не должна использовать его в рекламных целях. В случае нарушения этого требования организация несет ответственность по правилам, установленным в СДОС НОСТРОЙ.

1 Факторы влияния

На число человеко-дней, затраченных комиссией по сертификации на оценку, влияют следующие факторы:

1. а) Характер организации-заявителя;

2. б) Степень интеграции системы (при интегрированных системах менеджмента);

3. в) Степень квалификации комиссии по сертификации;

4. г) Сложность системы менеджмента.